Justitsministeriet har udarbejdet retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails. Retningslinjerne forventes så vidt muligt implementeret inden årets udgang.
Statslige myndigheder har ikke hidtil haft en ensartet praksis for opbevaring af slettede e-mails.
Justitsministeriet har på den baggrund udarbejdet retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af slettede e-mails. Retningslinjerne skal være med til at sikre en ensartet praksis for opbevaring af slettede e-mails på tværs af statslige myndigheder.
I retningslinjerne anbefales det, at:
- Medarbejderes slettede e-mails og fratrådte medarbejderes deaktiverede e-mailkonti opbevares i en periode på fem år.
- Ansatte i chefstillingers (kontorchefer og højere stillinger) slettede e-mails og fratrådte chefers deaktiverede e-mailkonti opbevares i en periode på 10 år.
- Ministres, departementschefers og særlige rådgiveres slettede e-mails og deaktiverede e-mailkonti opbevares i en periode på 25 år.
Formålet med retningslinjerne er at sikre at alt materiale, der er eller forventes at kunne blive relevant for en kommende kommissionsundersøgelse mv., vil kunne udleveres hertil.
Derfor indeholder retningslinjerne også anbefalinger om sikring af materiale i bred forstand, når der er truffet beslutning om, at der skal nedsættes en undersøgelses- eller granskningskommission, som den pågældende myndighed forventes at skulle aflevere materiale til.
Læs de samlede retningslinjer her.
Retningslinjerne er bl.a. udarbejdet på baggrund af en dialog med Statens It og Datatilsynet. Myndighederne forventes så vidt muligt at have implementeret retningslinjerne inden årets udgang og ellers snarest muligt derefter.
